Was bedeutet Prozessoptimierung?

Ressourcen sparen durch Prozessoptimierung

Eine Prozessoptimierung besteht darin, bestehende Abläufe und Verfahrensweisen so umzugestalten, dass das gewünschte Ergebnis mit einem geringeren Einsatz an Ressourcen – Zeit, Personen, Material, Finanzmittel – erzielt wird. Prozessoptimierung bedeutet daher Effizienzgewinn durch Vermeidung von Verschwendung.

Definiert werden kann die Prozessoptimierung als Gesamtheit aller Massnahmen zur Verbesserung bestehender Prozesse durch ein effizientes Zusammenspiel aller am Prozess beteiligten Arbeitsmittel, Personen und Institutionen. Zu den Massnahmen gehören beispielsweise der abgestimmte Einsatz von Kompetenzen und Ressourcen zur gemeinsamen Erfüllung der Aufgaben, die Standardisierung von Kommunikationsmitteln und -wegen, die Reduzierung von Schnittstellen sowie Leistungsvereinbarungen. Eine Vorgehensweise zur Optimierung von Prozessen ist das Supply Chain Management, bei dem die gesamte Wertschöpfungskette betrachtet wird; als Instrumente eingesetzt werden beispielsweise die REFA-Ablaufanalyse oder die Wertstromanalyse und das Wertstromdesign.

Doch was ist eigentlich ein Prozess? Dieser ist definiert als Gesamtheit einer strukturierten und gesteuerten Reihe von Arbeitsschritten innerhalb eines Systems, um von einem gegebenen Ausgangszustand den gewünschten Endzustand zu erreichen. Ein Prozess kann in mehrere Teilprozesse untergliedert werden, wobei zwischen den einzelnen Arbeitsschritten oder Phasen des Prozesses Schnittstellen entstehen.

Prozesse analysieren und verbessern

Die Prozessoptimierung bezieht sich dabei nicht nur auf die einzelnen Prozessschritte und insbesondere die Schnittstellen zwischen den Prozessschritten, sondern zudem auf die Input- und Output-Faktoren, also die dem Prozess vor- und nachgelagerten Stufen. Erst eine ganzheitliche Betrachtung eines Systems ermöglicht es, Prozesse zu analysieren und zu verbessern.

Ziel ist, Schwachstellen und Ineffizienzen innerhalb bestehender (administrativer) Geschäfts-, Produktions-/Fertigungs- und Entwicklungsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu eliminieren. Voraussetzung hierfür ist ein Perspektivwechsel von der Aufbauorganisation hin zur prozessorientierten Ablauforganisation.

Bei diesem Wechsel wird der Gedanke der Kundenorientierung verfolgt. Die Berücksichtigung von Bedürfnissen und Wünschen der Kundschaft führt dabei zu einem grundsätzlichen Wandel der gesamten Produktion. Von der bisherigen Fertigung nach dem Push-Prinzip, bei dem die Auslastung der Fertigungsanlagen und des Personals und damit die möglichst günstige Produktion von Massenprodukten im Vordergrund steht und Produkte ohne direkte Nachfrage in den Markt „hineingedrückt“ („gepusht“) werden, wird Abstand genommen. Umgesetzt wird stattdessen das Pull-Prinzip, bei dem die Kundschaft die Produktionszyklen, -mengen und die Konfiguration der produzierten Güter vorgibt – bis hin zur Losgrösse 1 – und der Sog der Nachfrage auf dem Markt die Produktion bestimmt („Pull“). Diese Philosophie wird insbesondere bei der Umstellung einer Organisation in Richtung Lean Management und Lean Production von Bedeutung. Die Prozessoptimierung, oft als Element des Qualitätsmanagements angesehen, wird damit Teil eines umfassenden integrierten Prozessmanagements.

Grundlage der Prozessoptimierung ist die Erfassung der bestehenden Abläufe mithilfe einer Prozessanalyse. Die untersuchten Vorgänge werden in Bezug auf Qualität und Leistungsfähigkeit anhand von Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) bewertet. Für die gesamte Organisation lässt sich auf Basis dieser Prozessbeschreibungen eine umfassende Prozesslandkarte erstellen, die alle Abläufe abbildet und Verbesserungspotenziale aufzeigt.

Sechs Schritte der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung wird häufig in die folgenden sechs Schritte gegliedert:

• Analyse der Ausgangssituation;
• Bewertung und Beurteilung der Analyseergebnisse;
• Erarbeitung von Lösungen;
• Feinplanung zur Umsetzung der Lösungen;
• Einführung der Lösungen und Test in Probebetrieb;
• Etablierung der Lösungen.

Die Optimierung selbst kann ohne Unterbrechung der betrieblichen Abläufe (z. B. als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), nach Six Sigma, Kaizen oder mit der Balanced Scorecard und gegebenenfalls nach Einsatz von Kreativtechniken zur Ideenfindung) im Rahmen eines integrierten Prozessmanagements (Stichworte: Business Process Reengineering (BPR), Lean Production, Lean Management, Total Quality Management (TQM)), aber auch „disruptiv“ durch Einführung neuer Verfahren und Technologien erfolgen.